Diagnostic du métier d'assistant et proposition d’amélioration

Extraits

[...] La saisie des documents représente encore plus de 60% de sa charge de travail, mais cette activité tend à diminuer car les cadres sont de plus en plus autonomes. Elle assure une partie des tâches traditionnellement confiées à la secrétaire ; saisie, diffusion de documents via la messagerie, utilisation de l'agenda et autres tâches administratives. Quel que soit le poste recherché parmi ces 3 fonctions et quelques soit l'évolution projetée au sein d'une entreprise d'une secrétaire, le « savoir- faire de base du secrétariat » reste, en définitive, le fondement et le soubassement du métier du secrétariat. [...]

[...] - Veiller à la confidentialité des informations. - Développer une veille technologique notamment dans les domaines : - Techniques de correspondance administrative ; - Techniques d'archivage et d'organisation, - Législation du travail, statut du personnel et réglementation interne, - Procédure d'acheminement du courrier et gestion du personnel, - Communication Orale et Ecrite, - Langues étrangères notamment le Français et l'Anglais. II- DIAGNOSTIC ET ANALYSE DES DONNEES Dans le cadre de cette nouvelle mission normative du poste de secrétaire de direction, le poste de secrétariat DCM a été réévalué pour se positionner sur la mission normative du secrétariat à l'ONE, néanmoins, l'activité de l'actuel secrétariat DCM reste toujours dominée par les anciennes pratiques du travail de secrétariat notamment : • La gestion du personnel dépendant de DCM • La commande des fournitures • Gestion du matériel • Coordination avec les responsables des unités, notamment des divisions de DCM • Suivi des dossiers particuliers (courrier en instance) • Frappe (notes internes et externes, fax, lettres) Le traitement du courrier demeure l'activité la plus importante en terme de charge de travail Quotidienne. [...]

[...] C'est dire qu'à l'aube du 3e millénaire, le métier de secrétaire vit une profonde mutation. Métier en devenir ou métier d'avenir ? L'explosion des NTIC (les nouvelles technologies de l'information et de la communication) induit de nombreux changements dans l'organisation du travail et dans la relation avec les managers et leurs équipes. Imperceptiblement, mais inexorablement, le rôle de la secrétaire est en train de changer. Point fixe peut-être, mais sûrement interface indispensable dans un monde de plus en plus mouvant et bouillonnant, la secrétaire joue aujourd'hui un rôle plus valorisant et participe activement et globalement à la bonne marche de son unité. [...]

[...] Jusqu'en 1980, le métier de secrétaire reste très traditionnel. Dans les entreprises, on recrute la secrétaire pour ses qualités « féminines » : bonne présentation, discrétion, bonne humeur, plus que pour un réel professionnalisme. L'avènement de la Bureautique Dès 1980 apparaît la bureautique qui a envahi les entreprises par l'intermédiaire justement des secrétaires, grâce notamment au traitement de texte Il fallait être opérationnel dès le retour au bureau où l'on vous demandait de faire bien et plus vite du premier coup Vers 1985, le micro-ordinateur remplace progressivement la machine de traitement de texte. [...]

[...] • Les deux tiers d'entre elles n'ont personne sous leur responsabilité. Dans 20% des cas, elles ont trois personnes ou plus sous leur responsabilité. • Les deux tâches qui occupent le plus sont le téléphone (79 et le suivi des affaires (52 Viennent ensuite la tenue d'agenda et la gestion administrative (43 • Au cours des trois dernières années %d'entre elles ont bénéficié d'une formation professionnelle n'ont pas eu cette chance. • d'entre elles trouvent leur travail « intéressant ». [...]