Au cours de ce rapport je vais commencer par présenter l'entreprise et sa dimension résolument internationale. Puis j'expliquerai le détails de mes activités quotidiennes au sein de l'entreprise. Enfin je me focaliserai sur une situation de gestion , non celle que j'ai affronté moi-même mais j'ai choisi celle de la direction des ventes de illycaffè dans le développement du secteur « bureau ».
[...] illycaffè s.p.a a réalisé en millions d'euros de chiffre d'affaire et 8 millions de profit net. Illy a plus de 500 employés, détient 8 filiales à vocation commerciale, et tout le café est exclusivement produite au siège social à Trieste. A l'heure actuelle millions de tasses de café illy sont servies chaque jour, dans 50,000 des meilleurs restaurants, bars et hôtels dans plus de 130 pays. Mission et valeurs illycaffè se donne pour mission de délecter les consommateurs du monde entier avec un café exquis et une expérience extraordinaire qui permet de captiver les sens et l'esprit. [...]
[...] J'ai ainsi créé un fichier Excel contenant la liste des pays, la quantité de la contribution inscrite sur le contrat passé entre le distributeur et le Directeur de l'Export, une colonne indiquant les quantités et sommes données ainsi qu'une colonne indiquant l'existence de la lettre de contribution signée par les deux partis, et tout cela en anglais. Ce rapport a été ensuite remis aux Export Managers lors de leur réunion. Envoi de courrier et de colis Les factures sont envoyées par courrier DHL (l'équivalent de notre Chronopost). [...]
[...] Il s'agissait en fait de rédiger un rapport sur des éléments supplémentaires, sur des critiques, des suggestions faites lors de la réunion. Il fallait être concis car la plupart des personnes qui reçoivent le rapport sont des Directeurs et n'ont pas beaucoup de temps pour le lire donc il faut attirer leur attention notamment grâce à une présentation claire et des passages en gras. J'ai eu une semaine pour le rédiger compte tenu de l'importance de la rédaction et de la correction des informations. [...]
[...] J'ai du contacter le Département du Marketing, et souvent plusieurs fois par courrier électronique ou par téléphone. Puis une fois l'information obtenue, j'étais en mesure de répondre au client. Synthèses de documents en langue étrangère J'ai été en charge de la rédaction d'un rapport sur les plaintes diverses des distributeurs concernant le transport ou la qualité du café. Avant de rédiger le rapport et le remettre au Directeur de la Logistique, j'ai du envoyer un e-mail commun à tous mes collègues assistants export qui me font part des plaintes qu'ils ont eues puis j'ai rédigé mon rapport en italien. [...]
[...] Ainsi j'ai divisé l'archive en deux dossiers, un pour les factures XF et un autre pour les factures CF. Archivage des correspondances de ma tutrice et de son supérieur A partir du classeur des correspondances de ma tutrice, celui-ci ordonné par ordre alphabétique selon le nom du pays, j'ai du créer un classeur d'archive reprenant le même ordre alphabétique. Il en était de même pour son supérieur, le Directeur Export, pour lequel la tâche était plus difficile compte tenu le nombre infini de correspondances et le désordre. [...]
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