Rapport de stage sur la conception d’un outil d’aide à l’achat de formation

Extraits

[...] Les cibles sont effectivement des chefs d'entreprises de moins de 50 salariés qui n'ont pas forcément les compétences et surtout les bases systémiques de la gestion des ressources humaines pour évaluer les compétences de leur équipe. Malgré leurs tailles ces entreprises doivent en effet miser sur la rentabilité de leurs staffs pour faire face à la concurrence C'est pour cette raison que le recours à la formation est devenu une étape essentielle dans le développement des petites et moyennes structures Il a donc fallu concevoir un modèle prêt à l'emploi de façon à proposer un outil qui permette à n'importe quel utilisateur de pouvoir réaliser une évaluation de son besoin en formation, à n'importe quel moment et surtout à moindres cous Au regard de ses caractéristiques l'utilisation du réseau Internet s'imposait de lui-même Il combinait en effet les qualités requises en ce qui concerne sa gratuité son accessibilité à tous et son caractère interactif Dès lors une nouvelle dimension de notre outil s'offrait à nous, à savoir : que l'utilisation d'Internet ne limitait pas l'emploi de l'application à l'acheteur de formation mais aussi à toute personne désirant évaluer son propre besoin en formation dans une optique de gestion individuelle de sa carrière professionnelle 11 Ce dernier élément bien qu'il soit intéressant par sa vocation universelle, n'étaient pas sans soulever des problèmes du fait que notre outil ne pourrait jamais recenser toutes les compétences nécessaires à l'infinité de métier qui existent dans le secteur économique français UN ATOUT POUR LE RESPONSABLE FORMATION Grâce à cet outil le responsable de l'achat formation dégagera une réelle valeur ajoutée car il aura d'abord économisé le temps de conception d'un tel outil En effet à moins que l'évaluation des compétences ne soit déjà formalisée au travers d'une procédure quelconque (ex : l'entretien annuel d'évaluation), la conception d'une grille d'évaluation n'est pas chose facile quand on n'est pas spécialiste dans le domaine D'autre part la procédure d'acquisition est simple et rapide en utilisant son micro personnel, donc là encore une économie de temps De plus les procédures d'évaluation sont elles aussi clairement explicitées, ce qui facilite l'applicabilité de l'évaluation Enfin du fait de la représentation automatique des profils dans chaque domaines l'acheteur de formation disposera d'outils de représentation, de communication et d ‘échange sur les compétences. [...]

[...] On observe toutefois des situations contraires avec des impacts négatifs : cas de formations mal adaptées, trop courtes, s'adressant à des agents peu aptes à les suivre, situations de formation qui ne peuvent être mises en œuvre du fait Généralement l'incidence des actions est positive, c'est en tout cas avec cet objectif que les actions sont déclenchées C'est dans ce créneau de la formation que XXX a décidé de s'installer XXX UN ORGANISME DE FORMATION EN PLEIN DEVELOPPEMENT PRESENTATION DE LA SOCIETE L'ambition de XXX est d'accompagner par des approches pédagogiques personnalisées les entreprises, dans toute démarche de gestion administrative et financière visant à optimiser leurs fonctionnements Depuis sa création XXX c'est spécialisé dans la gestion d'entreprises et les systèmes d ‘informatisation de gestion PRESENTATION DE QUELQUES DOMAINES DE FORMATION La fonction comptable avec : La comptabilité générale La comptabilité analytique Le contrôle de gestion La gestion financière La gestion de trésorerie La fonction sociale avec : Le contrat de travail Le bulletin de paie Les 35 heures La fonction administrative avec : La logique ERP Le partage de l ‘information au travers du réseau informatique La logique des bases de données UNE APPROCHE DYNAMIQUE DE SES FUTURES ACTIVITES C'est en vertu de ses interventions dans les domaines des nouvelles technologies que XXX se doit d'être réactif vis à vis des différents développements concernant ces secteurs 7 La société observe donc une veille technologique en particulier dans l'informatique et les télécommunications. Elles l'entretien avec sa participation à divers salons comme le IT COM DEX à Paris. Par ce travail de veille technologique XXX peut alors prévoir les futures politiques de développement bureautique des entreprises qui vont nécessiter un besoin en formation. [...]

[...] L'acheteur pourra ainsi visionner les écarts qui résultent de la comparaison des deux profils. Ces derniers seront classés par ordre de priorité. C'est à dire que les domaines dans lesquels l'écart entre compétences réelles et compétences souhaitées est le plus grand seront mis en avant afin de faire ressortir l'urgence de leur acquisition. L'ordre des formations proposées sera lui aussi classé par priorité suivant la logique évoquée précédemment Pour faciliter la vision des écarts entre compétences réelles et souhaitées, nous le système retranscrira les pourcentages en graphiques. [...]

[...] Il est à noter que cette application est placée sous le sceau de la confidentialité, et qu'elle est donc de ce fait exclusivement réservée à l'usage de l'acheteur de formation. Il serait effectivement négligent de permettre aux collaborateurs évalués d'avoir accès à des données qui font parties de la stratégie de développement de l'entreprise Nous avions donc prévu un système de mots de passe pour que celui qui a engagé l'application puisse se référer aussi souvent qu'il le souhaite aux profils qu'il à déjà établit lors de ces anciennes visites sur le site, en toute confidentialité L'ARCHITECTURE DU PROJET LA SCHEMATISATION DE L'IDEE WWW.XXX.fr Premier jet Evaluation du besoin en formation Fiche d'inscription LOGIN Et on donne login OU 1ER INSCRIPTION Nom du salarié et nom de son évaluateur Domaine compétences des Questionnaire en fonction des domaines choisis Profil actuel et profil souhaité (sur plusieurs pages) Les graphiques Comparaison graphiques Listes des formations proposées 17 des MALGRE SON APPARENTE INUTILITE, LA SCHEMATISATION DE L'IDEE A CONSTITUE UNE ETAPE PRIMORDIALE DANS LA CONSTRUCTION DE L'OUTIL. [...]

[...] Cette dernière caractéristique constitue l'intérêt majeur de l'emploi du net en effet les droit d'hébergement du site sont dérisoire comparé à son champ de diffusion d'autre part la consultation du site par le client est totalement gratuite, hormis bien sûr le tarif des communications et de l'abonnement De plus le support numérique permet une information interactive. Il est donc beaucoup plus judicieux qu'un support papier qui coûte plus cher et qui ne permet aucune analyse des données saisies par le client. [...]