2. Gestion des appels téléphoniques
Au cours d'une journée, nous recevons tous types d'appels, de contacts différents. En effet, les appels émanent à la fois des propriétaires, des locataires et des artisans. Les sujets sont hétérogènes, il peut s'agir d'une demande d'information, de prises de rendez-vous, ou de demandes d'interventions.
La plupart du temps, je n'ai pas pu répondre avec efficacité aux appelants, puisque les sujets étaient divers et je ne les maîtrisais pas encore assez. J'ai donc dû prendre les messages et faire la liaison avec le gestionnaire avec lequel je travaillais.
Avec le temps, j'ai pu renseigner mes interlocuteurs sur des sujets précis, mais j'ai toutefois sous l'autorité de mon gestionnaire pu faire le nécessaire pour résoudre les problèmes exprimés.
[...] Lorsqu'un locataire décide de rendre son logement, il doit nous faire part de sa demande par courrier recommandé, il dispose alors d'un préavis de trois mois. Il peut s'agir à la fois d'appartement, de villa, de box, ou de place de parking. On parle de fin de contrat de location. Les procédures à suivre restent similaires. Il faut alors faire la gestion de toutes les dédites reçues.
Pour cela, tout mon travail se fait à partir du logiciel Thetrawin.
Dans un premier temps il faut identifier le locataire et se mettre sur son « profil » dans le logiciel. Il faut indiquer la date de la dédite (date du courrier reçu) et s'il y a une date de sortie souhaitée (qui est plus courte que le préavis de trois mois), cette date de sortie souhaitée peut être acceptée par le gestionnaire dans différents cas, par exemple, lorsqu'il s'agit d'une mutation professionnelle, d'une perte d'emploi, ou d'un locataire âgé de plus de 60 ans et dont l'état de santé justifie un changement de domicile ; un préavis d'un mois est alors accordé. (...)
[...] Bref historique Les différents métiers dans une agence FONCIA 3 a. La transaction : 3 b. La copropriété : 3 c. La gestion locative : Plan retenu 4 II. Travaux journaliers Introduction Gestion des appels téléphoniques Prise de rendez-vous pour les états des lieux L'envoie de courrier La gestion des dédites Envoie d'OS (ordre de service) Comparaison État des lieux Validation d'un dossier de candidature Les statistiques Les réunions Renouvellement de baux Participation au forum job d'été Vienne 13/04/ Conclusion 13 III. [...]
[...] Financier : Savoir combien l'immeuble rapporte au propriétaire, combien il lui coûte. La rentabilité de l'immeuble, charges et produits. Juridique : Se poser la question si le propriétaire est bien assuré. Technique : Se demander si l'immeuble et les appartements répondent bien à la législation en vigueur qui est évolutif. Savoir si des travaux nécessitent d'être effectués. Les rapports de gestion pure que j'ai effectuée possèdent plusieurs parties, dont les démarches ont été différentes pour chacune d'entre elles. Informations des locataires La première partie concerne les locataires de l'immeuble. [...]
[...] Mais aussi à chaque niveau, une caisse de cent litres de sable meuble munie d'un seau et placée près de la rampe de circulation doit être présente. J'ai donc pu vérifier que tous les garages des différents immeubles respectaient la législation. Contrats fournisseurs Dans la troisième partie, je me suis intéressé aux différents contrats signés avec les fournisseurs. Pour cela, je me suis rapproché du service comptabilité, où j'ai pu effectuer mes recherches de factures, prouvant les contrats passés en 2011. Il a été premièrement important de vérifier si l'immeuble était bien assuré. Je me suis ensuite intéressé aux contrats avec les entreprises de nettoyage. [...]
[...] Mes travaux journaliers m'ont permis d'apprendre, de comprendre et de maîtriser les sujets, outils, méthodes, nécessaires à la réalisation de ma mission. C'est pourquoi je vous parlerai dans un premier temps des travaux journaliers que j'ai pu faire puis, de la manière dont j'ai mené ma mission. Travaux journaliers Introduction Durant ces dix semaines de stages, j'ai vraiment pu effectuer diverses tâches. Pour la plupart d'entre elles, j'ai utilisé un logiciel informatique se nommant Thetrawin. Cet outil permet au gestionnaire de faciliter en partie son travail. [...]
[...] Nous avons donc dû dans un premier temps préparer notre stand (voir photo en annexe 1). Puis nous avons commencé notre « rôle de recruteur ». Pour chaque intéressé, j'ai expliqué les postes à pourvoir, il y en avait trois, standardiste, gestion locative, et commercial. J'ai expliqué le rôle qu'allait jouer la personne dans l'entreprise et les tâches qu'elle devrait faire. Il s'en est suivi d'un petit entretien, pour éclairer un curriculum vitae forcément simplificateur, et mettre en avant le postulant. [...]
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