Chef de projet junior en agence évènementielle

Extraits

[...] Chef de projet junior en agence évènementielle I. Présentation générale des missions confiées L'entreprise agence évènementielle et de conseil spécialisée dans le secteur médical, souhaite se développer et organiser une gamme d'évènements plus large et pour d'autres secteurs d'activités. J'ai donc rejoint cette entreprise à taille humaine composée de 3 Chefs de Projets junior et 2 séniors) en tant que Chef de Projet junior dans le but de soutenir leur croissance d'activité, et ce pour une période de 6 mois. [...]

[...] Il y avait un planning strict à respecter de l'heure où les invités devaient impérativement avoir quitté les lieux et l'heure de fermeture des droits d'accès au Palais des Congrès qui devait les jours suivants accueillir d'autres évènements. Ce premier évènement m'a permis de me faire une première approche du métier de Chef de Projet évènementiel. J'ai pu appréhendez l'importance de la planification et du respect de ce planning prévisionnel mis en place sous penne de pénalités de la part de prestataires externes ou lieu d'accueil, mais également de mécontentement client. [...]

[...] Cet évènement à la particularité d'avoir comme langue officielle l'anglais, j'ai donc effectué beaucoup de traduction français-anglais : programme des journées, menus, affiches promotionnelles, lettres de bienvenues et panneaux directionnels pour l'indication de lieux d'intérêts principaux sur place (entrée/sortie, WC, bar?). J'ai pu également m'occuper des commandes et demandes spéciales des sponsors (voir liste des sponsors : https://www.aphc.info/sponsors/) pour leurs stands en termes de matériels, emplacements et hébergement/restauration. Une fois la date de l'évènement approchant, je me suis occupé de toute la mise en place sur site. Pour cela, nous avions 2 jours avant le début du congrès pour tout mettre en place. Je dirigeais les équipes de montage en collaboration avec mon responsable hiérarchique. [...]

[...] Dans le but de rentabiliser au maximum ce projet, j'appliquais une marge sur le montant des billets d'avion et négociait fortement avec les hôteliers pouvant accueillir autant de participants et où il était possible d'organiser une soirée de gala. Nous avons proposé plusieurs hôtels et plusieurs soirées à thèmes afin que le client puisse choisir. Nous avons également proposé de nous occuper des cadeaux pour les participants dans le but de fournir une solution clé en main. Ceci a été apprécié et validé par la Direction de La Boucherie. [...]

[...] - Le 11/06 : Conférence avec Mr Thierry MARX, grand Chef renommé, intervenant aux côtés du PDG de La Boucherie. Balade en bateau. Soirée gala dans un cadre hors du commun. - Le 12/06 : Gestion des check-out des invités, organisation des transferts entre l'hôtel et l'aéroport pour les personnes n'étendant pas leur séjour. J'étais responsable de toute la mise en place des activités et du respect du planning. Une de mes grosses activités a été de gérer les imprévues : mauvaise chambre, table manquante pour le buffet, grève des taxis ce qui rendait difficile l'organisation des transferts sur place. [...]