EHPAD établissement d'hébergement pour personnes âgées dépendantes, personnel soignant, outils de gestion, secrétariat, facturation, gestion des paiements, contentieux, conditions de travail, sponsoring, ressources humaines, démarche qualité, management du changement
Ce poste n'était pas mon premier au sein de l'EHPAD Solemnes de Courbevoie. En effet, j'avais déjà passé du temps dans la structure durant mes précédents stages dans le cadre de ma formation universitaire. Je la connaissais donc bien, mais n'avais jamais réellement pris part à des activités liées directement à son fonctionnement. À la différence de mon premier passage dans l'institution, j'ai pu, cette fois, rattachée à la directrice, prendre en charge des missions polyvalentes. Celles-ci ont été très intéressantes et je me suis sentie soutenue par l'équipe de direction qui m'a toujours encouragé dans les missions qui étaient susceptibles de renforcer la prise en charge des résidents ou le bien-être du personnel soignant.
Mon objectif était d'ailleurs de pouvoir découvrir de nouvelles activités administratives, comptables, juridiques et de pouvoir tester davantage la mise en place d'activités au niveau opérationnel. J'ai effectivement pu collaborer avec plusieurs professionnels pour réfléchir à des solutions ou développer de nouveaux outils ou procédures pour améliorer la gestion de l'établissement. J'ai ainsi été confrontée à des problématiques plus managériales, à savoir l'adhésion des équipes aux projets, la légitimation des pratiques de gestion (en exposant le bien-fondé de certains supports par exemple), la recherche de financement, etc. J'ai aussi noté l'importance de la coopération et de la communication institutionnelle dans les tâches effectuées. Ce dossier revient sur les tâches prises en charge, les difficultés auxquelles j'ai été confrontée et les enseignements que j'ai pu en tirer.
[...] Dans le cas de contrats à durée déterminée je créais un nouveau matricule sur le logiciel Organis'or composé des trois premières lettres de son nom de famille et de la première lettre de son prénom. Je rentrais ensuite dans le logiciel toutes les informations de base relatives au salarié (date de naissance, lieu de résidence, adresse, numéro de téléphone, etc.) puis lui attribuais un roulement en fonction de son poste, de ses horaires de travail et de l'étage auquel il est affecté. Enfin, j'élaborais le contrat à partir d'une trame préétablie. [...]
[...] Au-delà des obstacles rencontrés, j'ai souligné un certain nombre de difficultés présentes au niveau du fonctionnement de l'établissement, notamment un manque de formation de la part du personnel soignant sur l'accueil de personnes âgées atteintes de la maladie d'Alzheimer. De plus, la direction propose aux employés des formations pour améliorer la qualité́ de ses services, mais celles-ci sont trop souvent ignorées. En effet, le personnel y accorde peu d'importance et s'absente lors des jours de formation malgré les importants moyens déployés par l'établissement. Ce manque d'investissement est un réel handicap pour la structure. Enfin, la gestion des ressources humaines s'avère très complexe avec des vacations régulières et un recours fréquent aux boîtes d'intérim pour remplacer les absents. [...]
[...] Chaque information entrée sur la plateforme donne maintenant lieu à une notification chez la directrice, l'IDEC et l'adjoint de direction de l'EHPAD. Elles se chargent ensuite d'organiser un remplacement immédiat. Pour les absences de dernière minute, nous avons imaginé une nouvelle fonctionnalité à intégrer sur la plateforme avec une application mobile permettant de savoir rapidement quel remplaçant serait susceptible d'être disponible. L'idée serait de permettre à tous les collaborateurs disponibles pour des remplacements de recevoir l'alerte envoyée par l'établissement. Ceux-ci, rapidement informés du besoin, pourraient se manifester par l'application en acceptant la mission, ce dont la direction serait instantanément alertée. [...]
[...] J'ai également participé au recrutement dans le cadre de l'embauche de l'aide-soignante « volante » qui devait arriver en soutien aux différents étages. J'ai rédigé l'offre d'emploi en collaboration avec la cadre de santé et nous avons demandé à la secrétaire de la diffuser. En quelques jours, nous avons reçu plusieurs candidatures. J'ai sélectionné les profils qui me semblaient les plus adaptés pour ce poste et demandé à la secrétaire de les contacter pour convenir d'un rendez-vous. J'ai reçu les aides-soignantes sélectionnées en présence de la cadre de santé dans le but de les évaluer sur un aspect technique. [...]
[...] Cette expérience m'a globalement conforté dans l'idée de poursuivre une carrière dans la gestion d'établissements médico-sociaux. Conclusion Ce poste au sein de l'EHPAD de Courbevoie a été très enrichissant et m'a permis de développer de nouvelles compétences, notamment en matière de ressources humaines et de management. J'ai beaucoup aimé l'ambiance générale de travail et apprécié la volonté de la part des équipes de m'insérer dans la démarche qualité poursuivie par l'organisation. J'ai assumé des activité polyvalentes et découvert plus précisément ce que devait être le rôle d'un manager dans un établissement médico-social. [...]
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