Analyse des risques et contrôle du compte financier au sein d'un établissement scolaire

Résumé du document

C'est dans le cadre de ma seconde année effectuée à l'IUT d'Amiens que j'ai pratiqué un stage au sein d'un établissement public local d'enseignement au travers le collège XXX situé à Pont-Sainte-Maxence dans l'Oise. C'est pendant deux mois qu'au cours de l'année 2007, j'ai fait la connaissance des différentes missions propres au processus administratif et comptable d'un collège, et ce, afin d'approfondir mes connaissances abordées dans ma filière d'études « gestion des entreprises et des administrations ».

Ma fonction d'agent comptable attaché d'administration scolaire et universitaire m'a permis d'exercer des fonctions diverses et multiples, s'agissant aussi bien de gestion du courrier que du contrôle du compte financier en passant par la réalisation d'un organigramme. Sera développée chacune des missions que j'ai pratiquées en m'axant tout d'abord sur les activités d'ordre administratif relatives au fonctionnement et à l'organisation du collège telles que la conception d'un organigramme fonctionnel et une analyse détaillée des risques liés à la comptabilité d'une administration ; puis je détaillerai les différentes étapes constituant l'envoi du compte financier du collège pour l'année 2006 au Trésor public, qu'elles concernent soit le classement ou la vérification des pièces.

J'ai d'abord réalisé l'organigramme illustré au début de l'annexe 1 et pour lequel mon tuteur, M. Pierre-Marie S, et l'agent-chef, M. Franck R. m'ont apporté des informations capitales sur le personnel présent alors que je venais, à cette époque, juste de débuter mon stage. Déjà existant sur PowerPoint, il s'agissait d'étoffer cet organigramme sur Word. Rappelons que la particularité d'un organigramme fonctionnel est, contrairement à un organigramme divisionnel ou matriciel, de définir des rapports hiérarchiques explicites et de détailler au mieux les postes de chaque membre du personnel.

L'organigramme que j'ai réalisé sur Word scindait en deux la gestion financière d'une part (sur la partie gauche de l'organigramme) et la comptabilité des biens et services acquis ou cédés d'autre part (sur la partie droite de l'organigramme). Outre le fait de résumer la mission de chacun des agents du personnel administratif, j'ai rajouté sur cet organigramme le personnel de service d'entretien des surfaces, de restauration et de maintenance qui était auparavant absent de l'organigramme précédent.