VINCI Groupe : la digitalisation des factures

Fatih B.

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VINCI Groupe : la digitalisation des factures

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Thèmes abordés

Comptabilité, factures, digitalisation, Faceo Innotech, gestion, factures fournisseurs, canal e-PDF, suivi, Communication interne, e-PDF, démarchage, Logiciels, automatisation, documents, Intérim, marché, filiale, réseau, données, Base de données, synchronisation, synchronisation intragroupe, mise à jour, appels, mails, équipe, entreprise

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Résumé du document

Créé en 1899, le groupe français international VINCI est spécialisé dans les concessions, dans l'énergie et la construction. Le groupe est organisé en quatre pôles : Vinci Concessions, Vinci Énergies, Vinci Immobilier et Vinci Construction. Il détient 3 200 filiales. En 2021, il a réalisé un chiffre d'affaires de 49,4 Md€, en progression de 14 % par rapport à l'exercice précédent. Le pôle Vinci Énergies (VE) détient 1800 filiales, dont Faceo Innotech, créée en 2021. Elle est spécialisée dans la sécurité des activités liées aux chantiers et a réalisé un chiffre d'affaires de 42,7M€. L'application de la loi de finances de 2020 impose aux entreprises la dématérialisation des factures. VINCI Énergies a lancé un grand projet de digitalisation des factures fournisseur au sein de ses filiales dont Faceo Innotech.

Sommaire

Faceo Innotech souffre de problèmes de gestion dus à une gestion des factures fournisseurs encore trop délicate
1. Analyse du retard des factures
2. Plusieurs motifs viennent expliquer les retards de traitement
3. Plusieurs solutions pourraient être adoptées au regard des problèmes de traitement des factures
Ordonnance du 15 septembre 2021, un reporting était nécessaire dans le suivi du déploiement du canal e-PDF chez les fournisseurs
1. L'ordonnance prône quatre objectifs principaux dans le déploiement du canal e-PDF
2. Le champ d'application de l'obligation : le dispositif issu de l'ordonnance du 15 septembre 2021
3. Un calendrier progressif entre 2024 et 2026 est mis en place afin de permettre un déploiement adapté selon la taille des entreprises
4. Une réforme déjà mise en oeuvre avec succès en Europe
5. Une large concertation avec les parties prenantes
6. La non-adoption des règles en vigueur entraînera des amendes et pénalités considérables
Digitalisation des factures : déploiement d'un nouveau canal de distribution : l'e-PDF
1. Le portail Basware, la démarche à suivre par les fournisseurs pour la dématérialisation de leur facture
2. Les factures e-PDF et leur traitement par rapport aux autres canaux de distribution de facture
Établissement d'un tableau de suivi des fournisseurs vers le canal e-PDF et les recherches internes connexes
Plusieurs outils de communication sont déployés quant à la dématérialisation comptable des factures et l'assistance au déploiement des fournisseurs
Le déploiement du canal e-PDF chez les fournisseurs
1. Des fournisseurs réticents lors de nos premiers appels concernant le changement de la gestion de leur facture
2. Avec des fournisseurs aux tailles et influences variées, nous faisons face à une mise en application hétérogène de la réglementation
3. La continuité de démarchage malgré le passage antérieur d'une entité du pôle
4. Les logiciels d'automatisation de facture, un facteur ralentissant considérablement la démarche de dématérialisation
5. Plusieurs plaintes sont tombées durant notre démarche auprès des fournisseurs, au niveau des bons de commande
6. Des difficultés de déploiement du canal liées à l'activité du fournisseur
7. Difficulté de déploiement des fournisseurs sur le nouveau canal, qui serait liée à la filialisation
8. Contraintes dans l'entrée au contact avec le fournisseur
9. Le classeur des factures à traiter, le dernier recours pour contacter les fournisseurs
10. Les messages de rejet
11. Les messages de rejet - bonnes pratiques à adopter
12. Vérification de la première facture
13. Dépendance au réseau
14. Recommandations données par les fournisseurs pour un envoi de factures rapide
15. Une synchronisation intragroupe encore délicate
16. La vérification des fournisseurs déployés
Le déploiement des fournisseurs, une affaire de rentabilité partagée
Le déploiement des fournisseurs, une affaire de convaincre et persuader
1. Convaincre, une action enviable pour faire adhérer le fournisseur par la raison
2. Persuader, une action enviable pour faire adhérer par les sentiments
La mise à jour en continu du suivi du déploiement des fournisseurs
Conclusion

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Extraits

[...] analyse de la BI à la date du 27 mai B. Plusieurs motifs viennent expliquer les retards de traitement C. Plusieurs solutions pourraient être adoptées au regard des problèmes de traitement des factures II. Ordonnance du 15 septembre 2021, un reporting était nécessaire dans le suivi du déploiement du canal e-PDF chez les fournisseurs A. L'ordonnance prône quatre objectifs principaux dans le déploiement du canal e-PDF B. Le champ d'application de l'obligation : le dispositif issu de l'ordonnance du 15 septembre 2021 C. [...]

[...] Nous avons sollicité notre service SI (systèmes d'information) afin d'établir une validation manuelle de l'email pour nos fournisseurs souffrant de ce cas. Rapidité d'identification de notre société et du canal de facturation pour l'envoi des factures : afin que la démarche soit plus aisée pour les fournisseurs, nous avons décidé de modifier le contenu de nos bons de commande en y ajoutant les coordonnées demandées par Basware pour la validation des factures. De surcroît, pour tous les fournisseurs ayant envoyé une première facture en e-PDF, nous avons émis une requête pour mentionner directement sur nos bons de commande, le canal à solliciter pour l'envoi de facture. [...]

[...] En 2021, il a réalisé un chiffre d'affaires de 49,4 MdEuro, en progression de par rapport à l'exercice précédent. Le pôle Vinci Énergies détient 1800 filiales, dont Faceo Innotech, créée en 2021. Elle est spécialisée dans la sécurité des activités liées aux chantiers et a réalisé un chiffre d'affaires de 42,7MEuro. L'application de la loi de finances de 2020 impose aux entreprises la dématérialisation des factures. VINCI Énergies a lancé un grand projet de digitalisation des factures fournisseur au sein de ses filiales dont Faceo Innotech. [...]

[...] ME23N : transaction de SAP où nous pouvons visualiser les bons de commandes passées par les responsables d'affaires. FBL1N : transaction de SAP où nous pouvons visualiser les fournisseurs et les opérations réalisées en vigueur (facture, avis de paiement, devis, etc.) YVENDREPORT : transaction de SAP où nous pouvons afficher la liste des fournisseurs et leurs coordonnées, mais aussi d'autres informations comme le canal de distribution qu'ils sollicitent. YSN : transaction de SAP où nous pouvons visualiser nos fournisseurs et leurs coordonnées (numéro référent, SIRET, délais de paiement . mais aussi en créer un nouveau. [...]

[...] À partir des informations, nous avons dressé un tableau en nous inspirant des deux listes et en utilisant plusieurs fonctions d'Excel afin d'avoir un tableau complet et représentatif : Une fonction RechercheV afin de relier plusieurs données comme les coordonnées des fournisseurs ou le statut de déploiement dans un même tableau. Une fonction RechercheV lorsque le fournisseur a changé de dénomination en amont de son déploiement. Une mise en forme conditionnelle avec un surlignage d'une ligne sur deux pour faciliter la relecture. [...]

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