Il faut tout d'abord classer les documents en factures d'achats, de ventes (s'il y en a), en relevés bancaires, feuilles de caisse (s'il y en a) et frais généraux (qui nous aideront à saisir la banque).
Une fois ce premier tri effectué vient alors le moment d'ordonner chacune de ces sous-catégories dans l'ordre chronologique.
La partie préparation des documents étant terminée, ceux-ci vont enfin pouvoir être saisis sur le logiciel du cabinet COALA.
Chaque dossier client, se trouvant dans le logiciel COALA, est doté d'un plan comptable spécifique. Il contient une liste des fournisseurs et des clients enregistrés en FXXX et CXXX ainsi qu'une liste de comptes relatifs à l'activité du client. Il n'est pas rare de devoir créer de nouveaux comptes si des fournisseurs/clients n'existaient pas auparavant. C'est pour cela qu'il est nécessaire de codifier chaque facture avant de les saisir afin de vérifier si le plan comptable du client contient ou non toutes les données suffisantes. Avec l'habitude, cette tâche devient un automatisme.
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