Pour faciliter le travail, une base de données sous ACCESS a été créée. Cette base a été conçue spécialement pour les associations. Elle permet de faciliter le travail des personnes qui enregistrent les adhésions. Elle sauvegarde les renseignements d'une année sur l'autre ce qui permet de ne pas avoir "tout le côté administratif" à saisir. Cette base est d'une grande aide car parfois je peux avoir, dans la même journée, 50 inscriptions à enregistrer avec les chèques joints (...)
[...] Puisque c'est le même pour plusieurs personnes, le chèque doit être mis à zéro. Le plus gros problème est lorsque une personne veut payer pour plusieurs avec plusieurs chèques. Je dois calculer chaque adhésion pour chaque participant. Je retire le montant des chèques au fur et à mesure. Je dois toujours tomber sur un solde égal. Quand les personnes payent en plusieurs fois, je ne dois pas me tromper sur la date de comptabilisation. Souvent, je demande à mon tuteur de me dire à quelle date enregistrer les chèques pour la pré-comptabilisation . [...]
[...] J'explique les procédures et étapes à suivre pour enregistrer une adhésion : Inscription des adhérents Enregistrement des adhésions Remise des chèques en banque Problèmes rencontrés Mais tout d'abord je présente l'organisme qui m'a accueillie durant cette période de formation. J'effectue mon stage au sein d'une association. Elle a pour nomination SCS- FR Villiers-Saint-Frédéric. Elle se situe à Villiers-Saint-Frédéric. Elle a pour but d'organiser des activités sportives, musicales et culturelles d'où son nom Société Culturelle et Sportive – Foyer Rural. Nous recensons 28 foyers ruraux dans les Yvelines de nos jours. Les premiers foyers sont créés après la Seconde Guerre Mondiale. Ces foyers sont créés afin d'occuper les personnes vivants en milieu rural. [...]
[...] Je développerai cela dans mon autre chapitre ("Problèmes rencontrés"). Le logiciel me permet également d'imprimer les listes de chaque activité, des adhérents ainsi de suite grâce au menu des éditions pour pouvoir vérifier mon travail lors de l'édition : Ce travail m'a été donné par mon tuteur. Il me l'explique une fois et je le poursuit ensuite en autonomie. Ce travail me prend une grande partie de ma journée. Le reste du temps libre, j'observe les tâches réalisées par l'équipe administrative. [...]
[...] Il a pour but de superviser, surveiller et se tenir au courant des activités de chaque foyer. Ces derniers doivent leur fournir certains documents comme : ➢ Le compte rendu de chaque Assemblée Générale ➢ Les personnes composant le Conseil d'Administration ➢ Les activités proposées ➢ Le nombre d'adhérents par activité Ces foyers sont des associations de la loi 1901. Elles n'ont donc pas un but lucratif. Aucun bénéfice ne n'est réalisé. Au sein du bureau il n'y a pas d'employés, que des bénévoles. [...]
[...] Ceci occasionne de fortes complications lors de l'enregistrement en comptabilité car cela peut entraîner des différences de centimes entre les montants des chèques et le montant de l'adhésion. Par exemple : pour une somme de 100€ nous ne pouvons pas diviser cette somme par trois car cela donnerait un nombre décimal. Vous pouvez donc faire deux chèques d'une valeur de 40€ et un de 20€. Nous sommes à votre disposition à la S.C.S. – F.R. au si vous souhaitez avoir des renseignements supplémentaires. [...]
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